兵庫県作業療法士会

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<お詫び>メールアドレス流出に関するお詫び(臨床実習指導者講習会)

2019年11月6日

(一社)兵庫県作業療法士会

 

メールアドレスの流出に関するお詫びとご報告

 

 このほど、当士会が行います臨床実習指導者講習会の受講希望者の一部(希望が叶わなかった方)に対して、2019年10月29日19時42分頃に、みなさまのメールアドレスが表示される形で一斉に配信したことが判明いたしました。

 このような事態を招いたことを深く反省するとともに、メールを受信された皆様に多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

 

 

1.事実経過

2019年10月29日19時42分に、兵庫県作業療法士会臨床実習対策委員会の専用アドレスより、12月21日、22日開催の臨床実習指導者講習会の申込者の一部に対して、講習会に関するメールを送信しました。

メール送信直後に、当該メールを受け取った方からのご指摘を受け、誤って「TO」(メールアドレスが送信相手にも表示される)でメールを送信していることが発覚しました。

 

 

2.流出情報

 上記研修会申込者の一部、131名分の電子メールアドレスです。

その他の個人情報は含まれておりません。

 

 

3.現状の対応

2019年10月29日(火)

 19時54分に、第一報として本委員会担当者より上記の方々へ「BCC」でのメールを再送信し、メール誤送信のお詫びと19時42分に送信した当初メールの削除のお願いをしました。また、本委員会委員長及び担当理事、県士会長へ報告しました。

 21時40分に県士会長、本委員会委員長より改めてお詫びのメールを送信しました。

2019年11月5日時点

 131名のうち、10名ほどの方がメール受信エラー(メールが届いていない可能性が高い)を示しています。この方々に対しては確認作業を行っています。

 

 

4.発生の原因

 申し込み締め切り後に受講者を決定しました。決定からお知らせまでの期間が短く、期間内に作業を終えることを優先したため、宛先の入力場所の確認作業を怠ったことが原因です。

 

 

5.再発予防策について

 (一社)兵庫県作業療法士会としては、個人情報取り扱いに関する手順について再確認いたします。複数のメールアドレスに一斉送信する際には、メールアドレスを入力し、送信前には必ず、担当者がアドレスの送信ボックスが「BCC」になっていることを入力画面上で2回以上指さし確認してから送信します。

 また、士会運営者に対して個人情報取り扱いの重要性についての管理体制の強化に取り組み、再発防止に努めてまいります。

 

以上

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